На території кожної громади, району створюються та функціонують підприємства, установи, що забезпечують життєдіяльність відповідної області. Та через певний проміжок часу за різних обставин установи припиняють свою діяльність, ліквідуються.
Серед накопичених ними документів левову частку становлять документи щодо особового складу. Саме вони є особливо важливими для колишніх працівників при призначенні пенсій та різних видів допомоги.
Для запобігання втрат документів та захисту прав громадян органами місцевого самоврядування створюються трудові архіви.
У 2004 році рішенням сесії тодішньої Кіцманської районної ради від 24.02.2004 року №201–11/04 було утвореною місцеву архівну установу Трудовий архів Кіцманського району Кіцманської районної ради, який очолила Галина Тимофіївна Юрійчук, та який на той час налічував 2 архівні фонди загальною кількістю 1720 одиниць зберігання. На сьогодні в трудовому архіві нагромадилося 117 архівних фондів загальною кількістю 18605 одиниць зберігання.
Список фондів, які зберігаються в трудовому архіві, розміщено на нашому інформаційному стенді у приміщенні установи та на сайті Кіцманської міської ради під рубрикою «Трудовий архів». Оновлюється список фондів за потреби, при надходженні нових фондів.
За адміністративною реформою 20 жовтня 2020 року Кіцманська районна рада вийшла із засновників Трудового архіву Кіцманського району Кіцманської районної ради (рішення сесії Кіцманської районної ради від 20.10.2020 р. №661–40/20) та рекомендувала Кіцманській міській об’єднаній громаді (в особі Кіцманської міської ради) виступити засновником цієї установи.
Усвідомлюючи важливість та значимість документів, які накопичилися в трудовому архіві, Кіцманською міською радою на ХХХV (позачерговій) сесії VІІ скликання прийнято рішення від 20 жовтня 2020 року №317/10 «Про вступ у засновники та прийняття у власність майна та майнових прав Трудового архіву Кіцманського району Кіцманської районної ради». Цим же рішенням Трудовий архів Кіцманського району Кіцманської районної ради було перейменовано на Трудовий архів Кіцманської міської ради.
Трудовий архів Кіцманської міської ради розміщено за адресою: вул.Шевченка,7, м.Кіцмань. Належні умови зберігання архівних справ забезпечено завдяки співфінансуванню територіальних громад.
Прослідковуючи дані за зверненнями громадян, слід зауважити, що кількість запитів зростає. Зокрема, у 2004 році було виконано 68 запитів від юридичних і фізичних осіб, за 2023 рік ця кількість складає 710 запитів, за перше півріччя 2024 року – 318. З дня заснування по сьогодні трудовим архівом всього виконано 11848 запитів.
Архів не лише забезпечує збереження справ ліквідованих установ, а й проводить певні заходи щодо виявлення установ та організацій, які ліквідовані без правонаступника.
Фахівці трудового архіву завдяки тісній співпраці з відділом Державної реєстрації Кіцманської міської ради постійно відстежують підприємства, установи та організації, які перебувають у стадії ліквідації (реорганізації) без правонаступника, надається методична і практична допомога у підготовці документів з кадрових питань для передавання на державне зберігання до трудового архіву, щоб запобігти втраті документів. Часто архівістам приходиться вишуковувати документи установ на закиданому горищі, у залитих водою підвалах, у сирих кімнатах, які навіть не зачиняються через відсутність дверей… Боляче бачити пошкоджені бухгалтерські книги зі списками працівників на отримання заробітної плати, які вже не підлягають відновленню. Через неналежне зберігання документів, безвідповідальність керівників, люди з того списку не мають змоги підтвердити свій стаж, відпрацьовані роки, суми нарахованої заробітної плати… Архіваріуси по аркушах збирають документи, формують справи, створюють фонд ліквідованої установи, щоб потім надати архівні довідки за запитами громадян для призначення пенсії.
Марія МУДРАК, завідувач трудового архіву Кіцманської міської ради.
